En toda oficina, a la hora de realizar impresiones con una buena calidad y un buen acabado, es de gran importancia que el papel sea de magnífica calidad. Sin embargo, son muchas las personas que al encontrar tantos tipos de papel A4 en el mercado no saben bien cuál es la mejor alternativa para su impresora y para obtener los mejores resultados. Algunas recomendables a la hora de elegir un papel para imprimir son las siguientes:
En primer lugar habrá que hacer uso de un papel que haya sido cortada perfectamente, un papel A4 que haya sido cortado con extrema precisión para lograr la mayor calidad en las impresiones. A la hora de elegir un papel habrá que tener bien claro para que se quiere utilizar ese papel: para informar, para vender, para presentar o bien para comunicarse. Se recomienda utilizar un papel de calidad satinado, mientras que para documentos internos lo ideal es que no sea satinado.
También es importante saber cual será el acabado que tendrá el trabajo y de este modo elegir de forma correcta, es decir, si se va a plegar, si va a encuadernarse, etc. En el caso de que vaya a hacerse uso de una impresora láser o tecnología xerografía, será indispensable que el papel empleado sea ligeramente rugoso para que el tóner de la impresora se adhiera perfectamente al papel. Habrá que fijarse si el papel es apto para la impresión digital.
No hay que olvidarse del almacenaje del papel, es decir, hay que almacenar las cajas de forma correcta y cuidadosa para evitar el deterioro del papel (arrugarse, doblarse, etc.), y así garantizar siempre los mejores resultados de impresión. Si se tiene la intención de que el papel tenga una larga durabilidad, hay que saber que el papel A4 multifunción con fibras de algodón brinda una mejor protección y duración con el paso del tiempo.
El precio del papel puede variar considerablemente dependiendo de la calidad, aunque no siempre el de menor coste será el que salga más barato, ya que habrá que tener en cuenta las veces que se atasca y se tiran las hojas, lo cual implica que el papel demasiado barato a veces puede terminar saliendo muy caro.