Para cualquier empresario, debes ser una prioridad estar en constante búsqueda de recursos para gestionar el tiempo; sacando así máximo partido de su jornada y aumentando la productividad de su PYME. Hoy, nos basamos en el siguiente artículo de Rebeldes Marketing Online opiniones en “Organizarte Magazine” para ofrecerte estos recursos que te ayudará a gestionar tu tiempo adecuadamente en tu empresa.
Muchos empresarios que comienzan ahora con su tienda online, no disponen de una oficina fija o de un horario normal. Pasan horas y horas, trabajando en cualquier sitio, siempre dispuestos a sacar tareas adelante. Por eso, es fundamental contar con una buena organización que les permita extraer el máximo beneficio a sus gestiones en el mínimo tiempo posible.
Aquí vienen unas pautas que te ayudarán a mejorar tu rendimiento y el de tu equipo.
Contesta emails en un horario determinado
Es un error muy frecuente que nos hace estar trabajando durante toda la jornada y que acaba por entorpecer el desarrollo de las demás tareas. Cada vez que te salta la notificación ‘hay un nuevo email’ vas corriendo a la bandeja de entrada de tu Outlook y si e s algo que puedes resolver o contestar rápido lo haces; dejas de hacer lo que tenías entre manos y te pones con eso. Esto te está quitando mucho más tiempo del que crees.
El truco es silenciar las notificaciones de emails y revisar los mensajes tres veces al día: por la mañana temprano, al mediodía y antes de acabar la jornada, por la tarde.
¿Por qué hacerlo así? Sencillamente porque numerosos estudios ponen en manifiesto que por cada tarea en ejecución que interrumpes, luego te puede costar hasta 22 minutos más retomarla y finalizarla con éxito. Entonces, algo que podríamos haber hecho en media hora, lo hacemos en casi 1 hora entera.
Utiliza mapas de procesos
Otro gran recurso es crear gráficos para dividir las tareas propias y las de tu equipo.
Los mapas de procesos son un gran recurso para que todo el equipo tenga clara la estructura del proyecto y el objetivo final. Luego, puedes crear una lista de tareas para cada componente de tu empresa con la finalidad de que todos tengan claro qué hay que hacer y cuándo debe estar listo.
Ve tachando según se completen con éxito las tareas.
Pon límites a tu jornada
Estructurar la jornada es algo que te puede llevar 10 minutos diarios pero que te puede reportar un gran ahorro de trabajo. Se trata de un modo efectivo de no alargarte toda la mañana o todo el día trabajando en la misma tarea: crear bloques de tiempo.
Ponemos por caso: un bloque de tiempo para crear facturas y presupuestos, otro bloque de tiempo para supervisar tareas externas, otro más para desarrollar el proyecto de un cliente… De esta forma, puedes ver cuánto te ocupa cada bloque y optimizar los tiempos para reducirlos al mínimo.
También puede poner en práctica la técnica ‘Pomodoro’. Consiste en alternar 25 minutos de trabajo con 5 minutos de descanso. Estos bloques de 25 minutos se llaman Pomodoros. Cada cuatro pomodoros, puedes hacer una parada más larga, de entre unos 15-20 minutos.
Gracias a esta técnica, mantienes la mente activa y combates la ansiedad y el estrés.
Saca adelante lo que realmente importa
Diferencia lo urgente de lo importante y prioriza lo segundo. A veces, lo urgente puede esperar y, de tener que elegir, debe ser así.
Una buena táctica para no dejar ninguna tarea a medias es delegar. Debes poder contar con un equipo –interno o externo- que te ayude a avanzar y confiar en ellos. No lo harán como tú lo harías pero eso, si lo piensas bien, puede ser bueno; es un golpe de aire fresco.
Y hasta aquí nuestras pautas para ser más productivo en menos tiempo. Puedes encontrar más información útil para la sacar la mayor rentabilidad a tu empresa en Rebeldes Marketing Online opiniones sobre procesos de venta predecibles para PYMES.